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學會這4個檔案整理法,從此開啟高效工作狀態!

2020-08-20 09:06:54職場

現有檔案分類(需儲存、需丟棄)

根據現有檔案對目前,未來是否有用分類"需要丟棄的檔案"和"需要儲存的檔案"。

需要丟棄的檔案例如:一年以上未使用的檔案,已過有用期限的檔案、重複檔案、有電子資料但紙質版可銷燬的檔案。

需要儲存的檔案例如:重要合同、協議書、價目表。

學會這4個檔案整理法,從此開啟高效工作狀態!

資料夾整理分類(處理中、處理完)

用彩色資料夾區分檔案,紅色為緊急,藍色為重要,黃色為規定期限內需要完成的例如一週內。

固定時間刪減無用檔案(每天、每週、每月)

例如每天下班前五分鐘整理桌面檔案,如果不確定部分內容是否第二天還需要可以為每天建一個資料夾,以當日日期為備註名。

學會這4個檔案整理法,從此開啟高效工作狀態!

巧用便籤,檢索檔案

將標籤貼到資料夾右上角,在標籤上標記"主題、日期、檔案概要、重要性指數"。


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