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這15條時間管理清單,讓你又忙又美還不累

2020-09-29 07:55:45職場

有天看書看到這麼一句話:

人生可支配的前10萬個小時是最有用的。

比如說張愛玲最好的作品寫於20來歲的時候,莫扎特、拜倫、雪萊、梵高都是在40歲之前有代表作的。

所以趁你二三十歲的時候,趁早學會時間管理,給自己留下「代表作」,畢竟留給你的時間不多了。

如果你在工作中,可以試試這些招

1,物色一個順手的時間管理工具。

可以是紙質筆記本,比如趁早效率本、時間軸本,也可以是手機APP或電腦軟體,滴答清單、日程管家等。

這些工具最重要的使命,不僅僅是幫你羅列待辦事項,而是幫你找出優先順序順序。

2,養成給任務分優先順序的習慣。

大多數人對於即時刺激只是被動迴應,不會沉澱任務的優先順序再處理。

有時候生活會像打地鼠遊戲,瑣事、會議、訊息像地鼠一樣,不停地冒出洞口,等著你打下去。

要挑大的地鼠打,其實把一天的重點工作做完,今天就過得很充實。

一個任務過來,自己腦中設定一個流程圖,這事兒緊急嗎?如果是,就留住,如果不緊急,再問這事重要嗎?是就留住,不是就扔進回收站。

3,書寫時,建立一套只有自己懂的暗號。

如果你像我一樣,用趁早本、或紙質清單、或手賬的話,你可以建立一套只有自己懂的暗號,暗語、符號、標記和影象。

《子彈筆記》裡,作者會用米字元號或三角符號代表重點,用感嘆號代表靈感。

不必寫很多的字,本子是服務效率的,不該過多佔用你的精力。

4,做完一件事,再做另一件

明尼蘇達大學索菲亞·勒羅伊教授有一個理論叫「注意力殘留」,就是當你突然放下一項任務,轉而去做另一件事情時,其實還有部分注意力殘留在剛剛的任務上。

如果沒有其他緊急的事情插隊,最好按照你的優先順序,做完一件,再做另一件。

5,把自己的工作區域保持整理得當的狀態。

我曾在《別再說你沒時間》裡看到一段話:

成功的人,會將自己的桌子、所有物、日程安排全部打理得井井有條。

辦公桌的整理,先清點,再按使用頻率排序,最後有功能重複的就留下最好的,經過整理,你會發現,真正需要的物品,最終只會有20來種。

把這些東西放進抽屜,上層抽屜放文具類物品,中層放手機等私人物品,下層放檔案資料。

檔案資料分為:今天要做的/有截止日期的/無限期的。

整理不必嚴絲合縫,不必整整齊齊,要準確知道在哪,能夠立即找到,用完馬上歸位。

如果你在創作中,可以試試這些招

6,拖延症的你,請把座右銘定為:幹就完了。

瑞典作家奧洛夫維馬爾克,以前他很鬱悶,���為他的任務清單總是做不完,後來他就換成老式打字機,內容無法編輯,只能硬著頭皮寫下去,不然就重頭寫。

他竟然發現效率變高的同時,文字也行雲流水。

同是作家的吳淡如也說:你不要拖,只要你想寫,在一分鐘之內,一個深呼吸之後就可以寫。

別想那麼多,先幹再說,完成框架後,再修改細節。

7,創作型工作的神助手:雙流原理。

斯科特楊提出的雙流原理:

一流是創造,懷著樂觀的心態,發散的思維,開拓思路,進行創造,自由發揮。

一流是摧毀,懷著批判的眼光,清晰的邏輯,保持專注力,刪減增補完善方案。

這個理論我運用多次,大大加快我寫文章的程序。

要寫一篇乾貨文章,我的思維先發散,想到什麼就寫下來,一口氣寫完,然後我的思維再批判,比如這點很多人都知道,沒有新意,刪:那點太過理想化,對別人的生活幫助不大,刪。

這樣「雙流」下來的文章,會往又快又好的方向靠近。

(插畫師:Kit8)

如果你在生活中,可以試試這些招

8,體育鍛煉,會幫你提高單位時間的利用率。

人在進行高心肺功能訓練以後,腦袋也會更加清明。

我觀察很多厲害人士,都會定期運動,如果方法和強度適合你,運動後的你頭腦快閃記憶體被清空,讓你接下來效率高到誇張。

9,重要的事情,說三遍不如寫一遍。

手動寫字所帶來的觸覺訓練更能刺激大腦��同時啟用大腦中的多個區域,所以重要的任務,就算在紙上簡單寫幾個字,印象也會更深刻。

而且你在手寫時,大段摘抄手會酸,需要精簡語言,用自己的話去概括,順便增強理解和聯想。

10,工具控們要剋制自己本末倒置的衝動。

《神奇手賬》裡,作者說不必高頻換筆,用多彩筆,每次按鍵換色,發出的咔嚓聲可以調節心情。

他的手賬常用4種顏色,涵義不同:

藍色代表工作,因為藍色代表冷靜;綠色代表私事、娛樂計劃或令人期待的預定行程;

紅色代表健康,紅色是生命的顏色,也有危機管理的意思;黑色代表雜事,暗示自己以平常心來做。

我有時候會有點文具控的本末倒置,喜歡買筆買書,在找筆找書上浪費了不少時間。如果是用來做時間管理的工具本,請以效率為先。

11,如何運用「不得不」的時光,決定你會成為一個什麼樣的人。

有一次我回老家省會,和初中的班長相約吃飯,我特別興奮,很早出發。

因為我想看看這座城市的變化,所以沒坐地鐵,而坐公交車,沒料到每站都堵車,我為遲到20分鐘而道歉,她讓我根本不要內疚,因為她在等我時,坐在甜品店裡看Kindle。

她從小就是學霸,去臺灣交換,去英國留學,成績好,工作棒,她就是會把「不得不」的時光充分利用好的人。

12,優先選擇能夠幫你並行時間的消費。

我經常光顧一家理髮店,店主非常安靜,如果我不開口說話,他默默剪頭髮,幾乎不跟我說話。

多次磨合後,他懂我理髮的需求,每次剪頭髮,我摘下眼鏡,閉目養神。

後來有次我看到一本書,作者說,理髮時可以冥想,不過要找安靜的店。

我一下子特別感謝那家安靜的店,讓我同時實現理髮和休息這兩件事。

如果你是女人,可以試試這些招

13,女人千萬不要需要陪、習慣等

我的朋友夭夭,曾經寫過一篇文章,說她和朋友外出吃飯,她們在那家飯店又排長隊,又等點餐,又等上菜,她中途想換個地方吃,但她朋友就覺得等著吧。

她說的事我很有同感,因為我也發現,生活中很多女生容易需要人陪,習慣等人。

學生時代,上個廁所也要你陪我我陪你,吃個飯也要你等我我等你。

工作後儘量試試一個人去做這些事吧,全權掌控事件的進度條,是件很爽的事。

14,愛買買買的女人更要學會買時間。

塞繆爾森在《經濟學》中有句話,即使是打字速度比較快的律師,也還是僱一個打字員比較好。

時間是可以購買的,讓專業的人做專業的事,定期請鐘點工,給家裡來個大掃除,我覺得很划算。

對我來說,非核心業務可以買專業人士的時間,但在乎的人和在乎的事,還是親自來吧。

以前我覺得我生完孩子後會請月嫂請育嬰嫂,但其實我只是讓月嫂,來幫我過渡身體尚未恢復的階段,然後我就主力帶娃。

因為我覺得照顧孩子是個不可逆且讓我享受的事,產假結束後,我這麼陪她的時間就沒有了。

15,隨時進入狀態,也可以隨時離開狀態。

最近很多讀者問我,邊帶娃邊寫文,時間都從哪來。

首先每家的情況不一樣,每個小孩的需求度也不一樣,如果你的孩子生病,作息不規律,你管不了時間,只有娃管你的份。

我現在的心得是,一定要培養自己可以隨時進出狀態的能力。

像我小孩現在差不多以3個小時為一個小輪迴,她吃完奶後,需要我抱著消化一下。

她吃完奶半小時後我會高度參與,幫她做被動操,做早教,練追視,練抬頭,陪說話。

然後是她的遊戲健身時間,我只需要低度參與,幫她擺上鋼琴健身毯,她手有抓的,眼有看的,腳有蹬的,我在旁邊可以看書,做筆記,寫文章提綱或靈感等。

等她睡著,我確保有家人看著她,或把她放在安全的床上,就開始進入寫作狀態。

因為不知道她什麼時候醒來,什麼時候哭叫,反而倒逼我每次趁她睡著,效率高到我自己都吃驚。

她一有動靜,我可能連文件都沒時間儲存,馬上去看她。

我女兒快醒了,我要去陪我的小可愛了,今天的分享就到這裡吧,下期再見。

-END-

作者:梁爽,自律小刁民,有2本書:《你來人間一趟,你要發光發亮》和《當你又忙又美,何懼患得患失》