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《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

2020-11-22 22:09:20職場

作者|西西里太陽

《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

在上週日的時候,我們就給大家分享了這本書《在辦公室外思考》,並提到了兩個提高工作效率的方法。

《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

第一個方法是每日/每週目標法,它的執行規則是:

1)在每週結束後準備下一週的計劃表

2)每天晚上準備第二天的計劃表,每日的計劃來源於周計劃

3)當天執行完計劃表上的任務後一天就結束了,絕對不再增加新的任務。

第二個提高工作效率的方法是增強精力,增強精力主要透過增強體力、動力以及創造力來實現。

接下來我們將繼續講解本書中提到的三個提高工作效率的方法。

1、不同任務搭配進行

我們以前可能認為工作狂就是工作效率高、精力旺盛,但是成為工作狂並不代表高效,真正的高效是拒絕無關緊要的事情,因此我們必須學會偷懶。

《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

這個偷懶可能和我們以前所認為的偷懶不一樣,它是指拒絕無關緊要的事情。

首先,我們可以將工作任務進行分類,分成第一類任務、第二類任務以及第三類任務。

其中,第一類任務是指對未來影響超過五年的,第二類任務是指對未來影響超過六個月的,第三類任務是指對未來影響小於六個月的。

透過將工作任務進行分類,可以幫助我們瞭解短期目標和長期目標之間的矛盾,讓我們看清楚到底要拒絕哪一類的任務。

要注意的是,這裡提到一二三類任務,並不是說第一類任務就比第二類、第三類任務重要,而是我們要根據每個人的時間情況進行劃分。

如果我們想要獲得多倍於現在的收入,那麼我們應該多做一些第一類、第二類任務,第三類任務明顯不能滿足我們的需求。

可如果當我們時間窘迫的時候,就只能處理第三類任務了,並減少第一類任務。

2、雙流原理

雙流原理可以幫助我們提升創造力。

它包括兩個過程:第一個是創造的工作流,第二個是摧毀的工作流。

所謂創造的工作流,就是我們在發散思維的時候不去批判,充滿熱情,儘可能地思考更多的想法。

而摧毀的工作流,則是我們要對創造出來的成果盡善盡美地修改,並且保持耐心和高度集中。

《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

我們在工作的時候,大部分時間都不在於創造和摧毀,而是在努力的工作。

就好像當我們學會了駕駛技術以後,就能夠輕車熟路進行自動駕駛了,所以我們必須要找到工作當中哪5%的工作是需要進行腦力勞動的,這是我們工作的重中之重。

搞清楚需要進行腦力勞動的5%的工作之後,再進行創造和摧毀的過程。

最好是將創造和摧毀放在一週的始末進行,這可以避免創造的思維影響到摧毀的過程。

這就像弘丹老師在《精進寫作》這本書中提到的:在寫作的時候讓創造者角色盡情地發揮,而關閉批評家的色,等創作完作品後的兩三天,我們再把批評家角色請出來,關閉創造者的角色,讓批評家角色去盡善盡美地修改。

如果想要獲得更多的創造思路以及工作成果的產出,我們必先求輸入,這就需要我們進行大量和廣泛地閱讀。

本卡·斯諾查就曾經提到「T」型閱讀,所謂T的水平部分就是指廣泛的知識儲備,而T的垂直部分就是精通某一領域的專業知識。

《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

為什麼我們需要進行廣泛閱讀呢?這是因為廣泛閱讀可以幫助我們開啟思路,拓展我們的創意來源,而非僅僅只是一個資訊量。

本書的作者就不會同時閱讀一個人的書,他會在讀過一兩本之後就轉移到其他作者身上。

如果你是一個作家,你可以每週抽出一天,花幾個小時儘可能想出更多的文章思路。

如果你是一個創業者,你也可以每週抽出一天,花幾個小時想出各種營銷的方法。

3、記錄工作日誌

記錄工作日誌,就是每天攜帶卡片和筆,記錄每一項工作的名稱、開始以及完成的時間。

《在辦公室外思考》:3個方法提高工作效率

透過記錄可以讓我們知道我們的每一分每一秒浪費在哪裡,透過分析工作日誌,我們要儘可能地減少偽工作所浪費的時間。

作者認為:「如果我們每天只投入4~5個小時來完成重要的工作,那麼我們已經戰勝了世界上95%的人了。」

可如果當我們把工作時長提升至8小時,我們的工作效率未必會提高,工作產量也未必會增加.

我們對工作日誌進行記錄,是為了要對工作的一切瞭如指掌,而不是稀裡糊塗地猜測,精確度就在於用專業手術刀和棒球棒來做手術之間的差別。

如果你覺得用卡片記錄工作日誌很麻煩,那麼可以使用時間記錄的軟體,例如:aTimeLogger。

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