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你會整理自己的知識倉庫嗎

2019-03-23 19:10:51職場

知識管理:不要讓你的知識倉庫混亂不堪

在這資訊大爆炸的時代,我們為了豐富自己的專業鞏固自己的專長,免不了要接觸令人眼花繚亂的資訊量,即使加以篩選甄別,,依然有數不勝數的知識量需要我們記憶。我們的大腦就像一個知識倉庫,日復一日的被我們塞進去不計其數的知識,其中還包括一些被我們錯誤甄別的無效知識甚至有害知識。這樣以來,我們的知識倉庫就顯得凌亂不堪。就像你走進一個雜物房,裡面亂七八糟一大堆,你要找某個東西就必須花很多時間翻騰,甚至翻騰個底朝天你也找不到。

你有沒有經歷過這樣的場景:當你想要表達某個觀點時,你明明知道在自己的大腦裡曾經儲存過相關的知識,可就是模模糊糊的想不出來,你無法把儲存在自己知識倉庫裡的內容調取出來組織起來,你自然也無法準確的表達你想要表達的意思。你為什麼不能及時的從自己的知識倉庫裡快速提取出你需要的知識?因為你的知識倉庫太凌亂了,就像你走進那個雜物房翻來翻去找不到你要找的東西一樣。

到這裡,你明白了吧,你的知識倉庫需要整理。

一些大企業的倉庫管理是遵從這樣的原則的:分類擺放、標籤標識、美觀整齊、易於操作。其實,我們的知識倉庫也可以遵從這個原則進行整理——分類、加標籤、建立關聯、歸檔,做到這四點,美觀和易提取也就水到渠成了。

知識管理是個比較龐雜的課題,我們在這裡僅僅針對個人的知識管理做個簡要的論述。對於我們普通人來說,簡單的個人知識管理就夠用了。鑑於我個人的學識和能力有限,這裡不過深的談論知識管理。但是,我會通過公眾號選擇合適的時間合適的方式分享我在知識管理層面的新收穫。

在瞭解個人知識管理前我們先了解一下什麼叫個人知識管理。通過瞭解這個概念,可以讓我們明確知識管理的根本目的。

個人知識管理,它一般指個人通過工具建立知識體系並不斷完善,進行知識的收集、消化吸收和創新的行為過程。

知識管理的作用

1. 能快速找到自己收藏的檔案來解決問題,速度要能快到「不打斷思路」

2. 通過知識的收集達到提高個人競爭力的目的

3. 收集和消化工作、生活等所需的知識,能清晰的建立自己的知識結構,根據情況進行結構調整或內容更新,並能再次易於查詢。

知識管理的原則

分類資料夾 建標籤 建立關聯 歸檔

給知識分類是知識管理的第一步,只有做好了分類,才能做到合理的存放。大的層面,我們的個人知識分為技巧知識、原理知識、事實知識、人際知識,當然,在實際使用中,我們可以根據自己對相關知識的理解和知識本身所屬的類別來進行個性化分類。但是,不論你遵從什麼分類方法,類別的名稱標題必須是你完全理解且易於識別的。

分類的目的還不僅僅是為了直接存放,主要是為了建立以分類為基礎的目錄結構,在知識庫中,所有知識都以目錄結構分類存放。

那麼這個目錄結構是怎麼體現出來的呢?通常情況下都是用資料夾或者標籤。相較於資料夾,標籤雖然也可以達到分類搜尋顯示的作用,但是它沒有資料夾的層級作用,所有的標籤都是「平級」排列的。

比如你要儲存個人成長的內容,你可以建立一個叫個人成長的資料夾,個人成長還包括很多子內容,比如時間管理、目標管理、拖延症自控等等,這時候我們就可以在個人成長的資料夾下面建立幾個子資料夾:時間管理、目標管理、拖延症自控……。時間管理內容裡還有很多種管理方法和技巧,我們還可以在時間管理的資料夾下面再建立子資料夾,並將具體內容「寫入」最終的子資料夾裡。

如果你要用標籤的方法分類個人成長的內容的話,你就要給每一篇內容新增一個標籤,而這些標籤是平級排列出來的,如果標籤的類數比較少的話,你可以輕而易舉的把需要的內容提取出來,這樣比從分類資料夾裡一層一層找要來的快;如果你儲存的內容多了,要是還用標籤分類的話,到時候你要找出來自己需要的內容就不得不面對一片標籤,然後一個一個找了。此時,如果之前是用資料夾進行的分類存放,相對於找標籤就會快一些了。

以上所說的資料夾及子資料夾分類和標籤分類,在主流的知識管理類APP裡都是可以實現的。但是我們常用的微信、瀏覽器這些APP就不那麼完善了:微信的收藏裡,可以在收藏後新增標籤,後續需要提取內容時我們只能通過標籤檢索來找;手機瀏覽器的收藏雖然可以建立資料夾,但是似乎不能建立子資料夾(PC端可以)。

微信標籤功能的使用:當你操作了收藏動作之後,在手機螢幕的下方會彈出新增標籤的提醒。點選這個提醒按鈕,會出現一個輸入欄,你就可以給自己收藏的內容新增一個標籤,建議這個標籤是一個類別的名稱,如果你之前已經使用過標籤功能,在輸入欄的下方就會出現你之前新增過的標籤,如果你某一次想新增的標籤之前已經用過了,你直接在下方出現的標籤群裡選擇一下就可以了。如果你之前收藏了很多內容都沒有新增標籤,那麼現在立即行動起來,開啟收藏,在相應的主題上長按2秒,就會彈出「編輯標籤」的功能選單。

在微信裡其實還可以寫筆記:開啟收藏,點右上角的加號,就出現了寫筆記的編輯框,可以輸入文字、圖片、聲音、列清單並標識待辦事項,輸入完畢點選編輯框右上角的三個點,就可以給自己的筆記加標籤了。

微信收藏裡找標籤:開啟收藏,點頂部的搜尋按鈕(放大鏡符號),介面直接就會出現你之前建的標籤群,點相應的標籤,就可以看到這個被你新增這個標籤的所有內容。

其實,這個操作是很簡單的,但是很多人卻沒有使用,如果你經常收藏內容,建議你養成建資料夾或者新增標籤的習慣。

知識管理的工具(錘子便籤/印象筆記/WPS)

作為管理個人知識的工具,至少應具備以下四個條件:

1、有完善的「知識分類體系」功能,包括建立資料夾或者新增標籤,或者兩者皆備。

2、快速搜尋:必須是基於索引的搜尋,而不是文字掃描。也就是說可以搜出資料夾或者標籤的名稱。

3、支援多種格式的輸入:包括文字、圖片、聲音、其它附件等等。

4、自動備份:你辛辛苦苦分類儲存的知識必須儲存在安全的地方,那些具有備份(自動備份)功能的工具是你最安心的選擇。如果沒有安全感,沒有保證,那一切白搭。因為,那些都是自己的「心血」結晶!

基於以上前提,我優選了幾個自己常用的APP工具,大家可以參考一下(提醒一下,選擇APP工具一定要選擇有一定的實力企業提供的APP,因為這個工具你需要長期穩定的使用):

錘子便籤 印象筆記 WPS

錘子便籤:

在便籤類的APP裡,我覺得錘子便籤還是挺好用的。可以建立資料夾(不能建子資料夾),可以給具體的某一個便籤加星標,所有打了星標的便籤不論它們原本屬於哪個資料夾,它們都會自動出現在一個叫「加星便籤」的資料夾裡,同時在它們原本歸屬的資料夾裡還依然存在;每一個便籤的頂部都顯示該便籤的字數;可以編輯純文字便籤、富文字便籤和Markdown便籤,可以列清單標記待辦事項;應用小巧操作流暢,可以同步雲端儲存(錘子科技的歡喜雲);各個便籤可以隨時移動到其它資料夾;適用於記錄靈感、筆記、隨身寫文章。錘子便籤是免費使用的。

印象筆記:

印象筆記是比較專業的知識管理APP,可以建立資料夾並分類子資料夾;可以在其它應用、APP裡直接收藏網路頁面到印象筆記裡;可以編輯輸入文字、圖片、手寫和常用附件(音訊、視訊等等);可以設定事項提醒;單個的檔案可以隨意的移動到其它資料夾;可以給單個的檔案新增標籤,如果你萬一記不起自己的某個檔案存在哪個資料夾裡了,就可以快速搜尋標籤把它找出來;當你想要刪除某個檔案時,系統會讓你輸入「刪除」二字用以防範自己誤操作;適合於建立較為複雜的知識庫。免費版每個月只有50M的上傳流量,單個檔案的儲存空間也十分有限,不過好在標準版的年費並不貴,而且足夠一般的個人使用。

WPS:WPS最強大的是對檔案的編輯功能和多級子資料夾的建立,這是我最滿意的功能;同步雲端儲存簡直比你自己還上心,倍感安全;如果不小心錯誤操作了很多次,還可以通過收費版的找回功能找到以前的某個檔案的某個版本;應用比較大功能多,不適合記錄便籤和簡短筆記;如果你下載了WPS同時是用微信登入的,那麼再微信公眾號(WPS辦公助手)裡你的檔案都是跟APP同步的,而且,在公眾號裡也可以完成APP裡的眾多操作,包括建立/刪除資料夾、移動檔案、重新命名等等;我對WPS推崇備至的原因還有就是,我的這本書的書稿全部都是通過手機端WPS完成的(因為我本人的工作原因)。

不論是錘子便籤,還是印象筆記,還是WPS,你可以根據自己的使用偏好自由選擇,或者組合使用。我就是組合使用的:我用錘子便籤記錄靈感、待辦事項和簡短筆記,還有排列/修改/完善這本書的寫作目錄和架構;用印象筆記收藏跟這本書的各個章節類似內容的網路文章作為參考、記錄我在職場上的學習筆記;用WPS把這本書的目錄建成多級資料夾,並完善具體寫作內容。

當然,用來做知識管理的工具APP絕不止這三個,你可以自己到各個應用庫搜尋試用,找最適合自己使用的。

不論你使用的是什麼工具APP,你都需要儘可能的把自己在APP裡建立的資料夾和標籤搬進自己的大腦裡,當你需要某個知識點時,你要能夠立即記起相關的收藏檔案在哪個APP的哪個資料夾裡,或者你曾經給它添加了什麼標籤。

知識管理的過程中的注意事項

枯燥:

做知識管理,短期可能看不到效果,甚至簡單枯燥的操作也會被你認為是毫無意義的等等,這個時候千萬不要灰心,你要堅信,過一段時間一定會收效的。有時不知如何歸類,重要簡單枯燥的操作而認為無意義等等要克服的心理和意志

做法:因為要製作知識分類體系,並按一定規則存放和歸類,這時就會因不知如何分類而煩惱。個人知識管理,最重要的是對資訊的甄別、篩選、分類能力,以及資料夾和子資料夾的架構能力。不過這些都不算難事,如果遇到不知道該如何分類的情況,就先把文章收藏在臨時資料夾裡,等自己把資料夾分類建立好了再一個一個移動過去。總之,要自己多嘗試多練習。

最後

知識管理是個挺複雜的系統,遠不像我們在本章裡看到的這麼簡單。當然,作為一個普通的使用者,用這些小技巧管理自己的知識庫也是夠用的。

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