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職場中不忘事、不誤事、做好事的千金要方

2020-06-09 06:57:00職場
職場中不忘事、不誤事、做好事的千金要方

想當年我也算得上個出名的馬大哈,僅舉一例為證:當時我剛剛調到局辦公室不久,分管公文核稿。有一天辦公室主任有點私事急待處理,自己又走不開,就叫我代他去辦。正要出門,組織部門送來一份處級幹部任免名單,要求儘快發文。我告訴對方明天一上班就發,隨手將其放在自己辦公桌上的一堆檔案上面,便匆匆走了。第二天上班後早就將此事忘到腦後了,而那份被放在檔案堆最上面的任免名單很快又被新來的檔案覆蓋了。一個星期之後,被調整的幹部由於拿不到任免檔案而無法赴任。事情被反映到組織部門,組織部門一查發現檔案根本沒發,便找到了我們部門的領導,我們的主任聽後自是勃然大怒……至今回想起當時的情景仍是心悸不已。幸好幾位領導對我平日印象不錯,認為這只是一次偶然事件,加之我當時急於外出事出有因,只是在全室的大會上狠狠地批評了我一頓便沒再深究。但這件事對我卻觸動極深,併成為我人生中的一次重大轉折。從此,我開始重新審視自己的工作方法和行事習慣,也才有了今天的自己。

  說了這麼多,只是想證明一點,粗心不是天生的,粗心完全來自於你的不良習慣,改掉那些不良的習慣,也就克服了粗心的問題。

職場中不忘事、不誤事、做好事的千金要方

  一、不忘事真的很重要

從清理桌面開始改變你的不良習慣。

  我們每個人每天都會接收大量的檔案資料,接收後我們應立即著手處理,處理完畢後應立即送出去,不要停留在你的手中。這是一個人提高辦事效率,避免工作被動的最有效手段。當然,我們每天還會有大量的檔案資料、單證票據等,接收後暫時無法處理或一時難以辦完,或辦完了卻一時無法送交下一個環節,那麼就暫時把它收起來,而不能在案頭一堆了之。

  辦公桌上檔案資料堆積如山,並不意味著它的主人是在日理萬機,而只能說明這個人工作起來缺少條理,檔案資料亂堆亂放,這不僅無助於工作效率的提高,而且可能會使你找不到要找的東西。培養良好的習慣可以從使用兩件物品開始。

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  秘密武器之一:資料夾。

  首先將你的工作進行分類,將每類工作可能形成的有關資料或單證建立一個資料夾。將平時工作中所形成的所有檔案都及時地歸入相應的資料夾中,這樣不僅可以使你的辦公桌變得乾淨整齊,而且可以使你在任何時候都能在最短的時間內找到你所需要的各種資料。另外,再建立一個待辦或臨時資料夾,將所有待辦、在辦或辦完未及送交出去的檔案或資料放進這個資料夾,並養成一個習慣:每天早晨或下午上班後,首先瀏覽一下這個待辦資料夾。這樣即可保證重要檔案不會在你的手裡丟失,而且也不會遺漏重要工作了。

  對重要檔案要注意加鎖。很多人對此可能很不以為然,可一旦出了事,則悔之晚矣。現實生活中,同事之間因關係不睦或打擊競爭對手而將對方隨手丟在辦公桌上的檔案毀掉,令對方最後無法交差的事情是屢見不鮮的。

  秘密武器之二:記事本。

  記事本又叫效率手冊,實乃職場人員安排工作、提高效率的一件利器。效率手冊每年一冊,按日期排列,根據記事本的規格和頁數不同,每日佔有半頁或一頁空間。

  使用方法:每天利用下班前的一段時間將第二天需要做的事情記錄下來,每天上班後根據記事本上的安排,按照事情的輕重緩急逐項完成。每完成一項,就在該條記錄前畫上「√」,當天未能完成的在該記錄前畫上「×」,同時將其抄錄為第二天的待辦事項。

  對於某些需要延遲辦理的工作,在選擇記錄日期時應做好提前量。如你向領導彙報某項工作時,領導提出在本月15日左右召開一次專題會議。這種情況下,你就應根據具體情況在10日左右的待辦事項內記上一筆:向領導請示有關召開專題會議事宜。有了這樣的提醒,屆時你就可以很從容地做籌備有關會務的工作了。

  最容易被遺忘的是那種間隔較長的週期性事務工作,如財務人員每月某日報稅、某日交保險等,每月只有一次(有些工作間隔更長,一年只有一兩次),而每次的時間性又非常強,一旦錯過後果又比較嚴重。對於類似情況,只要我們在每項工作規定日期的前一兩天將其記錄為待辦事項,我們就不用擔心遺忘了。

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  要想讓記事本真正發揮效用,還要養成兩個良好習慣:一是記事本要隨身攜帶隨時記錄,當你在自己的座位上時,記事本應放在你隨手可及的地方,當你開會和外出時(包括下班回家),記事本也應隨身攜帶,一旦接受了新的工作或想起了需要做的工作,除當即完成的以外,均應及時記錄下來以免遺忘。二是記事本要勤翻多思,要養成工作間隙勤翻記事本的習慣,看看今天記錄的待辦事項還有哪些沒有辦,下面該辦哪一項了(記錄了不看也就失去了記錄的意義)。如果時間允許,再看看前一階段已經完成的記錄和今後一段時間的待辦事項,系統地想一想後面還有哪些工作要做。這樣的頭腦風暴法不僅可以幫你挖出許多被遺忘的工作,而且還可以豐富你的工作思路,產生許多新點子新設想。

  當然,記事本除了可以幫你有效安排工作確保不忘事以外,還是一份十分有用的工作記錄。遇有撰寫年終總結或回憶某項工作時,開啟記事本,你所做的各類工作便一目瞭然了。

  雖然說了這麼多,但嚴格說來,做到不忘事只是對一個人的基本要求,在此基礎上還應做到不誤事。

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  二、保證不誤事的秘訣

  所謂不誤事是說做事要講究次序,要善於分清事情的輕重緩急。我們每天需要處理的事情大大小小千頭萬緒,這麼多的事情堆在眼前,該先做什麼,後做什麼,怎樣才能保證時間效用的最大化,這些也都是頗有講究的。

  在時間管理學中,將要做的事情分為四類:重要且急迫的,不重要但急迫的,重要卻不急迫的,不重要也不急迫的。在這四類事情中,時間管理學要求首先要做好第一類事情,其次是重要但不急迫的,再次是不重要但急迫的,最後是不重要也不急迫的。但我個人對上述做事的優先順序稍有異議:我們首先要完成重要且急迫的工作是毫無疑問的,但接下來是該做重要但不急迫的事情還是不重要但急迫的事情呢?我認為應該是後者。

  工作是否重要一般是就其影響程度而言的,而工作是否緊急則是就其時效性而言的。誠然,對於重要工作我們一般會給予更多的關注,也會投入更多的精力,要確保其完成的質量和達到的效果。但如果因此而忽視了一般性工作也是不允許的。特別是那些緊急工作,也許我們只需分出一點點精力就能完成它,但如果過度重視了重要工作而對之視而不見的話,小事也可能釀出大事故來的。

  其實,只要我們善於將各類重要的與不重要的、急迫的與不很急迫的、費時多的與費時少的、說的與做的、耗腦力的與費體力的事情統籌考慮,做到見縫插針靈活調配,即使工作再多再重也是能夠圓滿完成的。

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  三、保證做好事的秘訣

  不忘事與不誤事都是為做好事服務的,把我們經手的每件事情做好才是最終目的。說起來簡單,但真正要把我們經手的每件事情做好又談何容易,特別是當我們要做的事情超出我們的精力的時候,要想做到這一點就更是難上加難了。

  前面已經講過,事情有重要與不太重要之分。在做事情上有一個非常著名的二八法則,即用你80%的精力做20%重要的事情,用20%的精力做80%不太重要的事情。對於那些事務性的、程式化的甚至一些例行公事類的工作,我們不應投入過多的精力。當然,少投入精力並不意味著可以不將其做好,只是說我們在做此類事情時要善於取巧。一是要善於藉助外力,比如授權手下人完成(當然,以你現在的狀況是無權可授的)。二是要善於合理利用時間,比如對性質相同或相近的工作採用集中處理的方式(集中一段時間打電話或處理檔案等),而對一些小事情采取見縫插針的方式處理等。三是要善於利用歷史資料。多年以來,我十分重視將自己工作中撰寫的各類文字在電腦中分類存貯,因為這些總結、安排、措施等常常是週期性的,每當再次需要時,只需在原有基礎上適當做些修補刪改即可,這要比每次都另起爐灶節省很多精力。

職場中不忘事、不誤事、做好事的千金要方

  要集中你的主要精力做好重要的工作。對於不同的部門、不同的時期甚至不同的人來說,重要工作的概念是各不相同的,這裡所說的重要工作主要指以下兩類:一類是該項工作完成質量的好壞可能會對公司、部門或你的領導產生重大的影響;另一類是該項工作完成質量的好壞可能會對你本人未來的成長產生重大的影響。以這兩個標準來衡量你的工作,就能很容易地區分出哪些是重要工作,哪些是一般性工作了。

  對待重要工作這裡只想提示你兩點:一是要樹立精品意識,要力求盡善盡美,儘量減少或杜絕各類疏漏和低階錯誤。二是要處理好質量與效率的關係,要保證在規定的時間內完成你的工作,又要克服片面追求效率而犧牲質量的做法。

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