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作為管理者為何你時間總不夠用?一定是掉進了這4個時間管理誤區

2020-10-27 10:48:03職場

作為管理者為何你時間總不夠用?一定是掉進了這4個時間管理誤區

時間管理並不是要把所有事情做完,而是更有效地運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外,另一個很重要的目的是決定什麼事情不應該做。時間管理不是完全的掌控,而是降低變動性。時間管理最重要的功能是通過事先的規劃,做一種提醒與指引。

「每個人都平等地擁有一天24個小時」。對這種平等擁有的時間,如何才能確實有效地利用呢?這就是管理時間的基本課題。

你是否有過這樣的經驗,毫無目的地看電視或閱讀雜誌,總覺得無意義,但仍繼續看下去,就連廣告也全看了,直到夜深,變得身心疲勞,才抱著棉被入睡,但是,第二天又重複著同樣的事情?這到底是怎麼回事呢?重複做這樣的事,或是幾個小時,或是瞬間,但事後回想起來,感覺非常空虛。

時間的死亡——事實上就是這個時候。這不單是比喻,時間真的也有生命,時間的死亡也不是不可思議的。在管理者的人生當中,讓時間流失、死亡的狀況時有發生。因為時間是眼睛看不到的東西,人們無從察覺,而唯有想到的時候,才深感可怕。

喪失的時間是無法挽回的。管理者必須避免落入各種時間管理的陷阱。在做好這項工作之前,管理者必須先認明自己將會遇到哪些時間管理的陷阱。

陷阱之一:工作安排分清主次

查爾斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間,曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰:「請告訴我如何能在辦公時間內做更多的事,我將支付給你合理的顧問費。」李愛菲於是遞了一張紙給他,並向他說:「寫下你明天必須做的最重要的各項工作,並按重要性的次序加以編排。明早當你走進辦公室後,先從最重要的那一項工作做起,並持續地做下去,直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序,然後著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間,也不用擔心。只要手中的工作是最重要的,則堅持做下去。將上述的一切變成你每一個工作日裡的習慣。當這個建議對你生效時,把它提供給你的部屬採用。這個建議試驗時間的長短,由你來定。試驗成功後,請將你認為這個建議所值的金錢數額,用支票寄給我。」

數星期後,史瓦寄了一張面額2.5萬美元的支票給李愛菲,並附言感謝。

這件逸事給日理萬機的管理者所帶來的啟示便是:應分清工作的輕重緩急以避免徒勞無功。

陷阱之二:不拒絕他人

當一個管理者應該學會拒絕他人。對於那些不合理的幫忙請求,或者無聊的應酬,管理者應該學會說「不」,因為這些事都將佔用管理者大量的時間。

譬如在某一個極度繁忙的下午,某一女職員突然要求告假兩小時回家,因為傢俱店將送一批傢俱到女職員家裡,她必須回家開門並點收。面對著這種情況,一般無經驗的管理者通常會採取下面兩種對策之一:第一,斷然拒絕這種不合時宜的要求,而不理會她的感受;第二,因擔心觸怒她,或是想充好人而勉強接受她的要求。

以上的對策都是不妥的,因為前者將引起主管與部屬的摩擦並降低部屬的士氣,後者將顯著地妨礙工作的進度。倘若管理者客觀地權衡當時的情況,大概都會同意管理者在那個時候不應准假。但是,管理者應如何拒絕准假才不至於產生不良後果或使不良後果減至最小呢?有一種頗值得效法的說辭為:「我瞭解,當貴重的物品運到而無人在家開門,是一件令人擔心的事。因此,只要有可能,我很願意准假而讓你回家。但問題是,我必須在明日之前交貨。倘若我無法按約定的時間交貨,將喪失一位大主顧。你是我的得力助手。不過,我倒有個建議。你何不打電話給傢俱店,請他們明天下午再送出傢俱?到那時我已交了貨,你也有足夠的時間回家處理私事了。」

當然,以上的答覆可能仍然難以令該部屬感到完全滿意,但是她的主管至少已採用了最好的方式處理這件事。

此種方式具有下列5個好處:第一,他鄭重其事地考慮她的要求,而非不假思索地一筆抹殺。第二,他向她表示,他了解傢俱的運送對她是多麼的重要。第三,他耐心地向她解釋,何以不准她告假。第四,他令她知道,她是一位得力的助手,這有助於提高她的士氣。第五,他為她提供瞭解決傢俱運送問題的其他可行途徑。

陷阱之三:習慣性拖延

在闡述這一問題之前,我們試舉一例予以說明。