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工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效

2020-06-26 15:34:30職場

同事週週這幾天壓力很大,總是擔心無法按時完成任務,會被領導「炒魷魚」。

看著眼前堆積如山的工作,週週開始犯難了,因為以她的能力,在一個禮拜內完成這麼多工作,難度非常大。她很後悔沒有早點開始行動,現在越想快點完成工作,越是找不到狀態,不是想這就是想那,工作效率非常低。

工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效

如果週週從月初開始,每天完成一部分,到月底肯定能高質量地完成工作,但是她選擇了拖延。

每天上班後,週週都是先開啟聊天軟體回覆各種資訊,然後瀏覽八卦新聞、看短影片,越看越投入,沉迷其中無法自拔。心想「反正時間很充裕,晚一點開始工作也沒關係」,於是就心安理得地把工作一直往後拖。

很多職場人都有過類似的經歷,總是覺得時間還早,就不著急開始工作,把注意力放在一些無關緊要的事情上,想著只要按時完成就可以了。結果工作越積越多,眼看到了最後期限,工作卻遲遲完成不了,既著急又焦慮,不知道該怎麼辦。

美國著名心理治療專家威廉·克瑙斯在《終結拖延症》一書中,將這種拖延行為稱為「期限拖延」

在面對有明確期限的工作時,多數人的做法就是先去做一些不重要的事情,把工作儘量往後拖,結果既無法確保工作質量,又影響了工作進度。

每個人都或多或少地存在拖延行為,只有真正瞭解拖延症產生的原因,並且從認知、情緒、行動3個層面做出努力,才能在大量的練習和實踐中,逐步擺脫拖延症,成為高效的職場人。

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一、作為影響我們行動力的「攔路虎」,拖延症是怎麼產生的?

1.禁不住「及時滿足」的誘惑

每個人的大腦裡都住了一隻「及時滿足猴子」,當我們下決心做一件具有長期回報,並且有難度的事情時,這隻猴子就會立刻跳出來,透過做一些更輕鬆、沒有挑戰、能夠立即收穫滿足感的事情——追劇、看八卦新聞、短影片等,來幹擾我們的行動,以至於無法立刻行動去做重要的事情。

對於某個長期而又複雜的專案,唯一得到的回報就是在完成任務以後,收穫的內心輕鬆感或物質獎勵。

在不得不在遠離內在獎勵機制的情況下,如果不採取有效的方法,單憑意志力長期堅持工作,理智將很難戰勝「及時滿足猴子」,產生拖延行為。

工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效圖片來源於:waitbutway.com

2.習慣把不重要的事情前置

我們都有過這樣的經歷:本來打算閱讀幾本書,或者參加一個訓練營,想多學一些知識和技能,但注意力卻總是在八卦新聞、喜歡的電影或電視劇上。過了幾個月,書沒讀、課沒上,每天不是在追劇,就是看影片、八卦新聞,早把學習的事情忘得一乾二淨。

在沒有外界條件約束的時候,如果想完成一件重要的事情,就很容易把一些不重要、不緊急、沒有價值的事情,放在重要的事情之前完成,嚴重分散我們的注意力,導致重要的事情一拖再拖,很長時間內都無法完成。

3.遇到困難時產生的排斥、牴觸心理

工作順利的時候,我們會信心滿滿,做什麼都動力十足。一旦遇到挫折、困難,情況就大不一樣了。我們會焦慮、會抗拒、會退縮,想過無數放棄的理由,在這些負面想法的影響下,就很容易產生拖延行為,導致工作進度緩慢甚至停滯不前。

比如在頭條寫文章,很多人花了很長時間寫了幾篇文章,一看到閱讀量少得可憐,也沒有多少收益,覺得付出沒有回報,於是就產生了放棄的念頭,很長時間都不願意寫文章。

4.受到「自我懷疑」、「完美主義」等心理的影響

習慣用完美主義的方式解決問題,達不到預期標準,就不會全身心投入;或者總是懷疑自己能力不足,在工作開始之前,從心裡否定自己,不願意開始工作,這些都會造成拖延。

比如下個月你要給客戶做一個產品介紹的演講,但是你既不懂演講技巧,也不會做PPT,於是就開始打退堂鼓,覺得自己肯定做不好這項工作,在負面情緒的影響下,會不自主地把工作往後拖,不願意立即開始行動。

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二、「三管齊下」,實現從拖延到高效

為什麼看了那麼多有關拖延症的書籍、上了很多提升行動力的課程,拖延症依舊沒有減輕,甚至還更嚴重了呢?

如果只從行動上去改變,很難戰勝拖延症,只有從認知、情緒、行動三方面共同努力,才能在戰勝拖延症的路上越走越順。

1.改變舊有認知:從心裡接納拖延並做出改變

想要戰勝拖延症,最重要的就是要對拖延保持警醒,然後針對可能出現的拖延行為,做出積極改變。

(1)製作「任務目標表」,事先感知可能出現的拖延行為

在完成一項繁重的長期工作時,很容易被拖延行為影響,為了能按照計劃順利完成工作,就需要我們制定一個詳細的「任務目標表」,利用表格提醒我們工作目標、最後期限、時間表,以及可能會遇到的拖延行為,在任務開始之前做到心中有數。

工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效任務目標表

比如你打算利用3個月的時間寫完畢業論文,那麼你的任務目標就是完成畢業論文,最後期限是XX年X月X日,論文關鍵部分的時間是怎麼安排的,每天需要完成哪些任務。

在整個過程中可能遇到的拖延行為有:和室友一起打遊戲、玩手機、看熱播劇、逛購物網站、看明星八卦……

當你覺察到可能會出現的拖延行為後,在寫論文的過程中,就想辦法避免拖延行為的發生,比如為了不打遊戲,就去圖書館;想要不玩手機,就把手機關機或者放在很遠的地方;為了避免逛購物網站、看明星八卦,就在寫論文的時候把網斷掉……儘可能地減少拖延行為的發生。

(2)繪製「個人事務優先等級表」,優先完成重要的事情

我們之所以會優先處理不重要、不緊急的事情,而把重要工作的優先順序推後,主要是因為我們沒有對事情按照重要程度進行分類。

時間管理有一個「四象限法則」,按照輕重緩急將事情分為重要且緊急、重要且不緊急、不重要且緊急、不重要且不緊急四類,為了提高工作效率,我們應該把主要的時間和精力投入在重要且不緊急的事情中。

工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效「四象限法則」

同樣的,按照「四象限法則」,我們也可以繪製一個「個人事務優先等級表」,把事情分類整理在表格中,優先完成重要且緊急的事情,然後再完成其他任務,避免被不重要的事情幹擾,影響了重要工作的進度。

工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效個人事務優先等級表

(3)寫「拖延日誌」,記錄、反思拖延的過程

很多人都有記日記、寫成功日記、覆盤筆記、情緒日記的習慣,我們也可以透過寫「拖延日誌」,來記錄、反思拖延的過程。

記錄自己每天都有哪些拖延行為,是在什麼情況下產生的這些行為,對工作產生了什麼影響?然後進行總結覆盤,以後遇到類似的情況,能夠引起注意,及時做好應對,儘量讓拖延行為少發生。

比如你計劃用2小時寫完一篇文章,結果卻用了5個小時,原因是不知道寫什麼,也沒有足夠多的寫作素材,不知道從哪裡開始寫,再加上手機一直新訊息提醒,就忍不住拿起手機回覆了很長時間訊息。等到開始寫文章的時候,已經是2小時以後的事情了,導致後面幾項重要的事情都沒按時完成。

當在「拖延日誌」中記錄下這個過程的時候,我們就很清楚,要想寫文章的時候不拖延,一是要事先利用碎片時間定好選題;二是寫文章的時候儘量關掉網路,把手機放得遠一點,減少外界的幹擾,避免產生拖延行為。

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2.關注情緒變化:用積極的行動應對負面情緒

(1)透過練習,建立「情緒肌肉」

心理治療學家威廉·克瑙斯說:「終結拖延症,需要建立彈性和韌性,也就是我們所說的‘情緒肌肉’。」

不同的情緒會觸發不同的行為,拖延也帶有強烈的情緒因素。

當我們遇到感興趣的事情時,即便會遇到讓自己望而生畏的「攔路虎」,也會心情愉悅地投入時間和精力,努力做到很好。

在遇到了一項難度大、耗時長、要求高的任務時,我們很容易產生負面情緒,想找各種理由拖延。這時候就面臨選擇,是立刻開始行動呢?還是拖一段時間再做?如果權衡一下利弊,就會發現,立即行動帶給我們的收穫遠比拖延要大很多,於是就能成功遏制逃避的衝動,開始行動,按時完成任務的同時,也鍛鍊了情緒肌肉。

每一次理智選擇的過程,都是在強化情緒肌肉,讓我們更瞭解積極情緒帶給我們的收穫和成長,有助於遏制逃避的衝動,逐步戰勝拖延。

(2)用積極的行動代替消極言語

心理學家詹姆斯·布拉斯科維奇發現:

如果你擁有能夠滿足或超過某種情形所需的資源,你將感到自己受到挑戰的激勵。在這種挑戰狀態下,你很可能會為接受挑戰並克服障礙而感到興奮。

如果你認為自己不具備完成挑戰的素質,你很可能會感到自己在遭受威脅,這會降低你的辦事效率,也會增加你拖延的可能性。

很多人都習慣說「這也太難了,我做不到」「我能力不夠,肯定做不好」「萬一做不好怎麼辦?」……越是這樣想,就越不想開始行動,任務完成的效果越不理想。

如果在做事情之前,對事情有一個初步的預判,瞭解自己擅長哪些方面,哪些方面能力還不足,需要怎麼去彌補,可能會出現的問題,然後做一個初步的應對方案,做到心中有數。這樣即便遇到了困難,也不會中途放棄,而是會想辦法解決問題,確保任務圓滿完成。

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3.立即開始行動:在行動中終結拖延症

(1)用「計劃實施表」記錄拖延行為

同樣是制定計劃,為什麼有些人能超額完成任務,有些人卻一項都沒能完成?很重要的一個原因是,沒有用「計劃實施表」來監督自己的行動。

想要擺脫拖延症的困擾,就需要制定一個「計劃實施表」,記錄自己在行動的過程中,可能有哪些拖延行為,成功避免了哪些拖延行為。

每完成一項,就記錄下來,能直觀地看到自己的進步,以及容易受到哪些拖延行為的影響,給自己一個及時反饋,以後在做類似的事情的時候,不再讓同樣的拖延行為影響工作進度。

工作拖沓、沒動力、效率低?用好8個方法,實現從拖延到高效計劃實施表

(2)「凡事提前」,避免不必要的拖延

張萌萌姐在《人生效率手冊》一書中,提出了「凡事提前」這個概念:

無論做什麼事情,都要儘可能早地去完成它,這樣既不會被突發狀況所幹擾,還會給自己留足修改和糾錯的時間,確保每一項任務都能高效地完成。

自媒體大咖「一直特立獨行的貓」,要求員工給客戶的方案至少要提前一個禮拜完成,這樣就有足夠的時間和客戶溝通交流,及時修改方案中的不足和漏洞,確保最終的方案是最優的。

「凡事提前」是一種工作態度,更是一種自我督促。

提前完成任務,不僅會提前收穫成就感,而且有更多的時間去做喜歡的事情,去完成更多的任務,讓自己時刻走在別人的前面,這種正向激勵是促使我們行動最大的動力。

(3)對任務進行拆解,降低任務的難度,避免拖延

很多時候,我們之所以會拖延,不是不想做,而是任務難度過大,容易產生畏懼心理,進而產生拖延行為。

《微習慣》一書中,作者斯蒂芬·蓋斯介紹了一種有效的習慣養成方法——微習慣。想要養成好習慣,就先從「1天1個俯臥撐」「1天寫50字」「1天1頁書」開始,因為1個俯臥撐、50字、1頁書對於任何人而言都很容易完成,任務簡單到不好意思拒絕。以前讓蓋斯覺得難以堅持的事情,居然利用「微習慣」都輕鬆地堅持了下來,並且養成了健身、寫作、閱讀等多項好習慣。

為了擺脫拖延症,我們也可以將任務拆解為很小的部分,每次只完成其中的一個小部分,降低任務難度的同時,心裡也不會有太大的壓力,既能輕鬆收穫成就感,又能不斷激勵我們行動,去完成更多的任務。

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寫在最後:

在戰勝拖延症的路上,我們之所以付出了很多努力卻收效甚微,是因為只有行動上的付出,不在認知和情緒上做出努力,是很難擺脫拖延症的。

拖延症不是簡單的逃避行為,它包含了認知、情緒以及行動多方面的因素,所以,想要徹底擺脫拖延症的幹擾,就要從認知、情緒、行動三方面做出努力:

(1)改變舊有認知:從心裡接納拖延並做出改變;

(2)關注情緒變化:選擇更積極的行動方式;

(3)立即開始行動:在行動中終結拖延症。

——END——

*大大的人兒:原500強國企員工,堅持早起、寫作、學習,分享職場、成長乾貨。生活不易,成長還要繼續,職場路上,我們一起精進。