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工作效率低,總是要加班?學會「整理」讓你每天比別人多一個小時

2019-04-11 11:47:30職場

這是腫麼破與您分享的有關工作效率的第5篇文章,也是這個系列的最後一篇。

如同我一開始所說的那樣,開始寫這一系列的文章的起源是我最近剛讀完一本書《超級時間整理術》,這本書相當有意思,對然我並不認同書中的每一條建議,但是有很多內容對我有相當的啟發,於是結合自己的經歷(不管是正面還是反面的)與您進行一些分享。

如果你有時間的話(比如透過我的建議節省出了2個小時)我非常建議您把這本書找來看一看,也許會有更多的幫助。如果沒有時間的話……也許你可以再回過頭去好好讀讀我這幾篇文章,想辦法給自己擠出一些時間……

不管怎麼說,今天是我計劃做這一系列文章的最後一篇,闡述一個核心思想:透過整理,你能節約更多的時間

無序會消耗你更多的時間

作為一個相當雜亂的人,寫這章內容的時候讓我感到無地自容。

如果你對我有所瞭解的話,你會發現我是一個相當雜亂的人。在我的桌子上,經常會出現成堆的紙張,而我的電腦桌面也往往存在大量的圖示與資料夾。

而事實上,雜亂的桌面桌面也確實給我帶來不少麻煩,我不得不花費更多的時間去找一張我需要的內容,又或者明明我記得有一份做到一半的報告但是我忘記了報告的名字也忘記具體存到什麼地方了,只好進行反覆的搜尋。

當然,為了讓事情不那麼糟糕,我學會了一個方法:我把那些我認為真的很重要的紙張交給我部門中一位看起來很靠譜的同事。

這樣,每當我覺得自己桌面已經亂到讓自己也無法忍受時,我所需要做的就是快速檢視一下桌面上的每一張紙,然後在我感覺近幾天內都不會用到他們的時候,就統統丟掉……

整理界的黃金法典:5S整理法

由日本傳入的5S工作法堪稱是整理界的集大成者。據說你看到日本企業與車間乾淨整潔的環境,多數也歸功於5S工作法的應用。

簡單來說,5S就是整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)和素養(Shitsuke)這5個日語發音詞彙的縮寫。

因為曾經在一家食品連鎖店工作過,那時候我們對5S進行了非常細緻的學習和討論,如果展開詳談的話,可能要再開一個新的系列來說明這件事情,所以我們只摘取一些更重要的內容來說明如何透過「整理+整頓」的思想讓你獲得更多的時間。

整理最重要的就是:留下有用的,丟掉沒用的

如何界定一樣東西有用沒用?我建議採用「抽屜法」進行整理,想像一下你在家中是如何整理一個裝滿雜物的抽屜的。

第一步,把抽屜裡所有的東西統統倒在地上。

第二步,把有用的東西撿回抽屜當中。

第三步,剩下的所有東西統統視作垃圾,然後打包丟掉。

工作效率低,總是要加班?學會「整理」讓你每天比別人多一個小時

事實上,我們工作中進行整理也應該如此,不要嘗試從一堆東西中找出「沒用」的東西。這樣只會讓你的資料夾越來越滿。

從一堆沒用的東西中找出有用的東西,才能夠真正幫你騰出足夠的空間。

會不會不小心丟掉了有用的東西?有這個可能,但發生的機率比你想象中低得多,即使是像我那樣粗放的整理方式,整個職業生涯中也不過發生了兩次丟掉重要資料的事情而已,而且事後都有很輕鬆的補救措施。

下一步,你就需要進行整頓了。把剩下的東西分門別類的放到他應該在的地方。

越重要,使用頻次越高的東西,離你越近,越在你的視線當中。而那些不重要,低頻次的東西,就放到離你遠一些以及不在你視線當中的地方去。

我建議你可以選購一個下面這樣的檔案筐。

工作效率低,總是要加班?學會「整理」讓你每天比別人多一個小時

第一層放那些重要的,有實效性的內容。

第二層放那些重要的,但時效性不那麼強的內容。

第三層放那些已經處理完,暫時不會用的內容。

這樣,每當你的第三層快要塞滿時,也就意味著你需要進行大掃除了,然後參照抽屜法,對筐裡的檔案進行一次性的處理,丟掉沒用的,有用的鎖進檔案櫃。

而且這還會給你帶來一個好處,因為有了一定時間的緩衝,你更不容易誤丟那些有用的檔案了。

至於電子檔案的處理就更簡單了,善用你的回收站與分類資料夾,要遠比處理紙質檔案容易的多。

嗯……說到這裡你可能發現了,我前面說過的那個同事,其實我就拿她當做檔案筐的用途了,如果她碰巧看到了這篇文章,藉此機會對她說聲抱歉吧……

說一個誤區,我發現有些司在強調5S時好像走入了一個誤區,他們會詳細的規定你的桌子上可以有什麼,不能有什麼,甚至詳細到水杯應該放左手還是右手。

這顯然是陷入了兩個誤區當中。

誤區一:5S的法則雖好,但是對於不同的企業與部門顯然應該有不同的側重點。

比如我前面說過的,經營一家連鎖食品店時,我們更注重的是「乾淨」,哪怕一陣大風突然刮過,門店也應該在最短時間內恢復到一塵不染的狀態。

但是對於一家後勤的辦公室部門,只要衛生因素達到基本標準,沒有影響到大家的工作狀態就足以滿足我們的需求。

誤區二:5S法則是為人服務的,是為了幫助員工能夠高效率工作而制定的法則。片面的要求形式感非但無所幫助,反而會導致浪費大量的時間在表面工作上,而且實際應用中也會「礙手礙腳」。

而且,真正重要的是做到有序,哪怕這種有序只有你自己一個人才能看懂也沒有太大關係(當然,這種情況下最好別讓別人去你那找東西。)。

比如,很多人喜歡根據分類來整理手機裡的APP圖示,但是我就是喜歡按照圖示顏色來進行整理,這也無可厚非。

甚至我還聽說有人喜歡按照程式首字母進行排序整理,不管怎麼說,只要對你個人做到有序,那麼就能極大的提高你的效率。

至於整齊與乾淨,往往是有序之後帶來的副產品罷了。

如果你還是不能理解的話……請看下面這張圖,這是5S的倡導者,豐田汽車董事長,豐田章男先生的辦公室……

跟你想象中的乾淨整潔是不是有著巨大的區別?不過我想對於豐田章男先生來說,他一定不希望秘書在他離開的時候進來把桌面「收拾整齊」,因為那樣非但無法幫助到他,反而可能會讓找不到很多重要的東西。

說到底,因為他有一件足夠大的辦公室與一張足夠大的辦公桌,所以就可以把更多的東西放在桌面上,直到他自己也忍不住進行收拾為止。

把你的事項同樣進行整理與整頓

整理完了你的桌面,下一步需要整理的就是你的事項了,關於如何整理自己的待辦事項,我們在前面幾篇文章中已經進行了詳細的說明,如果有興趣的話,不妨翻看一下歷史記錄。

只是重要的事情要說三遍,所以我把最重要的幾點再進行簡單的說明。

按照四象限法分類你的待辦事項,然後根據事項所處的不同象限進行不同的處理,直到你的待辦清單填滿「重要且不緊急」的事情。

我們「想」做的事情,永遠比你「能」做的事情多,因此要學會放棄、轉移其中不重要的部分。

儘量做你最擅長的事情,因為那能帶來更高的效率,至於你不擅長的事情,不妨透過交換或花錢買時間的方法來讓別人幫你去做。

本系列的最終結語

我是一個相當不善於管理時間的人,至少我自己總認為自己的時間並沒有得到充分的利用,因此寫下這5篇內容既是希望能夠對你有所幫助,也是希望能夠藉助寫作的機會反思一下自己日常的習慣。

然而很可惜的是,也許是標題起的都不太好,也許是大家真的對提升效率這件事情沒有太大的興趣,這五篇文章在我所有的平臺上都創下了最低的瀏覽量資料……

不過幸好因為「收藏比」比較好,至少讓我知道了看到這些文章的人還是覺得對自己會有些幫助的。

原本寫到這裡的時候,我又想起了一些其他的內容,但因為思路還不太清晰,而且我也必須寫點別的東西來挽救一下我日益下滑的瀏覽量。所以這個系列就暫且結束了。

這幾天的內容,主要得益於下面這三本書,如果您有興趣進行更深入的研究的話,不妨找來看一看。

《超級時間整理術——每天多出一小時 》——邁克爾·赫佩爾

《豐田工作法:豐田的工作哲學與方法大全》——OJT 解決方案股份有限公司

《拖拉一點也無妨》——約翰.佩裡

圖片來源:Pixabay