您現在的位置:華文縱覽 >職場

檔案登記與統計之間有什麼關係?看完就知道了

2020-12-04 10:57:19職場

檔案登記與統計之間有什麼關係?看完就知道了

一般來說,檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的、各種形式的、具有儲存價值的原始記錄。其中,原始記錄性是檔案的本質屬性。企業中的檔案主要分為下述9種型別。

(1)法規性檔案,包括上級頒發、需企業執行的,或由企業發行的各種標準、規章制度等。

(2)企業的重大決議,包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的檔案和會議材料、會議記錄等。

(3)計劃性檔案,包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、營銷計劃、財務計劃等。

(4)總結性檔案,包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結等。

(5)批示性檔案,包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標以及公司各類命令、工作指示等。

(6)憑證性文書材料,包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等原始記錄和文字。

(7)證件性文書資料,包括法人營業執照、稅務登記證、組織機構程式碼證、公司獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

(8)勞資人力資源資料,包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資稽核記錄等相關資料。

(9)題贈性資料,包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。

通常情況下,檔案管理的流程包檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和利用6個環節,行政人員在工作中,還可以根據實際需要對這些環節予以充實和調整。我們接下來以某公司的《檔案管理流程》為例,供讀者朋友參考。

檔案管理流程

1.檔案收集

各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集。

2.檔案儲存

各部門檔案、合同等資料的原件需要儲存,由各部門分別進行整理,並將編制的「移交目錄」按季度向行政部移交。其中,電子類合同或其他需要保管的電子檔案,應當及時存放於檔案室指定的電腦硬碟內或製作成專門光碟並進行編號儲存;對檔案、合同資料要登記詳細資訊,並編制目錄,以便檢索利用;檔案資料、合同要科學排列,按編號順序存放於檔案盒內,並加以標識,整齊排放在檔案與檔案櫃中。

3.檔案借閱

借閱檔案要履行借閱手續,填寫「檔案借閱審批單」。借閱檔案原件只限在公司內,不準帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱許可權由相關領導批准。檔案外借一般只借影印件,需借原件者須經總經理批准。借閱的檔案被交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞,則應立即報告直接上級。借閱檔案用完後,應及時送還,如超過借閱時間,則須重新辦理手續。借閱檔案的人必須愛護檔案,不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影,不得轉借或損壞。

4.檔案銷燬

對已失去利用價值的檔案,必須寫「申請銷燬報告」,編制銷燬目錄,報部門經理和部門分管副總鑑定,最後報總經理批准,方可銷燬;執行銷燬任務時,必須由行政部工作人員監督銷燬,監督銷燬人不得少於兩人,並在銷燬目錄上簽字;最後,把銷燬目錄和部門經理、部門分管和總經理的批准手續檔案,一併存檔予以永久儲存。

關於檔案管理的標準,通常應做到「四不」,即不散(不使檔案分散)、不亂(不使檔案互相混亂)、不丟(檔案不丟失、不洩密)、不壞(不使檔案遭到損壞)。