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工作效率低,經常加班熬夜?減少「浮淺工作」,成為高效的職場人

2020-03-24 12:46:11職場

2007年夏天,美國軟體公司37signals(後更名為Basecamp)做了一個決定:將每週5天工作制縮短成4天。

雖然每週的工作日少了一天,但員工同樣能完成相同的工作量,於是他們將這項決定變成了永久政策:每年5~10月,37signals的員工只需從週一工作到週四(除去需要每天工作的售後部門),其餘三天都是休息日。

工作效率低,經常加班熬夜?減少「浮淺工作」,成為高效的職場人

這項政策遭到了很多業界人士的質疑,他們認為:在4天內完成5天的工作量,並不見得是一種有效的工作方法。畢竟很多職場人每天完成8小時的工作,已經很受煎熬了,如果讓員工每天工作10小時,很有可能會降低他們的工作積極性,工作效率也無法保證。

關於這個疑問,37signals公司發起人之一賈森·弗裡德解釋到:「一週4天工作制的意義在於做更少的工作,不是一天工作10小時,而是正常的8小時。」

實際上,很少有人能做到一天認真工作8小時,因為我們時常受到會議、資訊、郵件等瑣碎工作的幹擾,很難長時間專注於某項工作,如果一天能保證幾小時的高效工作,將會是一件非常了不起的事情。

縮短一個工作日,是為了讓員工意識到時間的重要性,減少「浮淺工作」,以便在更少的工作時間裡,擠壓出更高的效率。

一、浮淺工作

電腦科學教授卡爾·紐波特博士,在他的暢銷書《深度工作:如何有效使用每一點腦力》中這樣定義「浮淺工作」

浮淺工作(Shallow Work):對認知要求不高的事務性任務,往往在受到幹擾的情況下開展。此類工作通常不會為世界創造太多新價值,且容易複製。

網際網路時代,多數職場人越來越多地用浮淺工作代替有創造性的工作,大家總是被收發電子郵件、回覆群訊息、接電話等浮淺工作打斷,難以集中注意力處理更重要的工作。

很多人都有過這樣的經歷:工作了一天,忙得都沒顧上喝一口水,但卻不知道自己都忙了些什麼。

因為大家工作偷懶了嗎?答案是否定的。之所以不知道一天都忙了些什麼,是因為他們把過多的精力放在了回覆郵件、檢視訊息、列印資料等浮淺工作上,沒有進行深度思考及從事寫專案策劃案、產品宣傳文案等有難度的工作。

真正有價值的工作,需要付出一定的時間和精力,並且經過深度思考才能完成的,而不是那些多數人都能勝任的浮淺工作。

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二、浮淺工作帶給我們的煩惱

1.降低做事的專注度

曾經有一段時間,我發現自己做事情很容易走神,明明在做一項非常重要的工作,卻總是忍不住想看手機,哪怕沒有新訊息,都要隔幾分鐘看一眼。每次只要拿起手機就忘了時間,等意識到還有工作沒完成的時候,已經過去了很長時間,而且很難再進入工作狀態,工作效率急劇下降。

很多同事都和我有類似的情況,他們在工作的時候,也在時刻關注著各種訊息提醒,一旦有新訊息,就會放下工作立刻去處理,本想著花2分鐘回覆一下群訊息,結果看完群訊息又忍不住看看朋友圈、刷刷微博,不知不覺浪費了很多時間。

這樣做的結果,就是會形成一種不好的習慣,工作中會不自覺地想看各類訊息、翻朋友圈、檢視電子郵件、看熱搜新聞……工作的專注度降低,很大程度上影響了工作效率。

2.使得時間更加碎片化,不利於深度思考

一天正常的工作時間只有8小時,但我們常常會被開會、各類訊息、資料統計、通知等浮淺工作所幹擾,使得本應該專注於工作的時間,被分成了很多碎片,真正投入到高效工作的時間遠遠不足8小時。

固然很多職場精英都擅於利用碎片時間工作、學習,但他們不會利用碎片時間進行深度思考。畢竟深度思考的目標往往是一些很有價值的內容,比如年度工作安排、寫書、寫文章大綱、進行科學研究等。在思考的過程中,會不斷提出問題,然後找解決方法,就像剝洋蔥一樣,逐層分析,直逼問題的本質。這個過程能創造出更多有價值的內容,同時也需要大量不受幹擾的時間。

由於碎片時間都是較短的時間段,而且很容易受到幹擾,所以不適合進行深度思考,如果想要在工作中收穫更突出的成就,就要減少浮淺工作,為深度思考爭取整塊的時間。

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三、減少「浮淺工作」的5個方法

1.科學制定計劃

美國第26任總統西奧多·羅斯福,剛進入哈佛大學讀書的時候,同們都以為他是一個注意力分散、學習成績極度糟糕的學生,因為他愛好過於廣泛,而且花在學習上的時間非常少,但事實卻非如此。

羅斯福的興趣愛好的確很廣泛,包括拳擊、摔跤、健身、舞蹈、詩歌閱讀和他非常喜歡的自然學,而他每天用於學習的時間只有不超過四分之一的時間。但這些並沒有影響他的成績,在大一的7門課程中,他獲得了5門優秀,與此同時他還出版了第一本書《阿迪朗達克山脈夏季裡的鳥》。這樣的好成績讓很多人大為震驚,他們無法想象,羅斯福是如何在有限的時間裡,同時在學業和興趣上取得如此突出的成就的。

羅斯福每天都會在固定時間學習課程,利用其餘的時間去發展興趣愛好。他對時間的利用率極高,學習、做事的時候注意力高度集中,閱讀速度也非常快,這樣就比其他人節約了更多的時間。

羅斯福每天的生活很有有規律,看似同時進行著很多事情,其實每一項活動都在他科學嚴謹的計劃中有條不紊地進行著,他非常清楚什麼時候該做什麼,以及每項任務需要多長時間去完成。

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羅斯福用行動告訴我們應該如何科學制定工作計劃:

找出一項優先性很高的深度任務對於羅斯福而言,在哈佛大學讀書期間,優先性最高的深度任務就是學習,所以,他每天都會在固定的時間高效學習,雖然投入的時間沒有其他同學多,但也足以體現了他對學習的重視程度。

對於職場人來說,優先性較高的深度任務,就是能夠不斷提升自身的能力,持續創造價值的工作,比如某個大專案的企劃方案、產品的設計與研發、書籍的寫作、論文的撰寫、思考公司/部門的發展方向等等。

如果不知道怎麼選擇,可以根據「四象限法則」,找出「重要且不緊急」的任務,就是優先性較高的深度工作。

明確了一項優先性很高的深度任務,就相當於找到了一個長期的奮鬥目標,很對這項任務,不斷尋找高效的方法和策略,努力向著目標奮鬥。

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估算這項任務需要的時間確定了深度任務以後,還需要估算完成這項任務需要多長時間。

比較靠譜的方法,就是根據自己平時的工作進度,來估算每一項任務的時間。這就要求在日常工作中,記錄下完成每一項工作需要的時間,以及過程中會遇到哪些問題,這樣有助於準確預估某項工作所需要的時間。

比如你要給客戶寫一篇產品文案,根據以往的經驗,一篇文案從素材蒐集、構思、完善、修改,需要一週的時間,那麼完成這篇文案任務需要的時間大概是7天左右。

估算的時間要與自身能力相匹配,時間過短,非但完成不了任務,還會打擊工作的自信心;時間過長,很容易形成拖延症,浪費不必要的時間。所以要結合自身平時的工作進度,合理估算完成任務的時間。

設定一個硬性截止期限人都是有惰性的,而深度工作又有一定的難度,很多人為了躲避有難度的工作,就會選擇拖延,直到截止日期之前,才匆忙完成任務。

就像多數大學畢業生寫論文,明明有半年多的時間,他們會在前幾個月的時間盡情娛樂,在截止日期的前一週或幾天發起衝刺,匆忙完成論文的寫作,而這樣的論文一般質量都不是很高。

為了避免拖延症,需要給自己設定一個硬性的截止期限,也就是比預計的時間提前幾天,如果預估的時間更久,那就提前一週或者半個月。

自媒體大咖、暢銷書作家趙星,對公司員工有一項硬性要求,那就是客戶的方案必須至少提前一週完成,然後利用剩餘一週的時間反覆溝通、修改,確保最終交到客戶手中的方案是質量最高的。她也會要求自己提前兩週寫好要發表的文章,這樣在遇到突發情況的時候,就能從容應對,避免過度焦慮。她在生二胎的時候,因為早已寫完了半個多月的文章,所以完全不用擔心文章沒寫,安心在家休息了一段時間。

設定硬性截至期限,和縮短一天工作時間的道理是一樣的,目的就是讓我們打心裡重視這件事情,並且意識到時間的緊迫性,進而摒棄一些浮淺工作,全身心地投入到深度任務中,追求更高的工作效率。

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2.定量分析每項工作的深度

日常工作中,並不是所有工作都值得我們付出很多時間和精力,所以需要對工作的深度進行定量分析。

如何定量分析每項工作的深度?我們可以問自己一個問題:

要讓一個大學剛畢業,還沒有在該領域接受特別訓練的大學生完成這項工作,需要幾個月的時間?

(1)如果要和搭檔編輯一篇領域內的學術文章,沒有經驗的大學生需要多長時間完成?

完成這項工作,需要對工作的細節有足夠清楚的瞭解,並且廣泛閱讀領域內的相關著作,瞭解最前沿的知識,這需要專業人員經過長時間的調研和思考才能完成,對於大學生而言,完成這項工作可能需要1年甚至更久的時間。

(2)如果要製作一份某季度的產品銷量PPT,沒有經驗的大學生需要多長時間完成?

首先,需要掌握PPT製作的相關技巧;其次,需要了解產品的詳細資訊以及銷量資料;第三,要懂得如何將資料進行分析,然後以清晰可見的方式展現出來。對於大學生而言,最大的挑戰,應該是資料的收集、整理和分析了,完成這份PPT的製作,可能需要1-2個月的時間。如果沒有掌握PPT的製作技巧,就需要更長的時間去完成這項工作。

(3)如果要用專業軟體繪製一份圖,剛畢業的大學生需要多長時間完成?

如果這個軟體在大學裡反覆使用過,或者他沒有學習過,但軟體能很快上手,對於大學生而言,可能只需要幾天或者一個禮拜的時間,就能很好地完成這項工作。

如果一份工作需要經過幾個月的時間進行調研、學習、思考才能完成,說明這項工作需要具備過硬的技能,和大量的深度思考,它就屬於有深度的工作。如果有一份大學生能很快上手的工作,那麼它對我們專業技能的提升基本上沒有什麼幫助,就屬於浮淺工作。

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3.實行固定日程生產力

固定日程生產力,是指確定了一個堅定的目標,在某個固定的時間後不再工作,在工作的過程中持續尋找提高產出的策略,以達成目標。

斯坦福大學電腦科學教授、弗雷德·卡夫麗獎獲得者拉蒂卡·納帕爾,在成為終身教授之後,每週給自己設定了50個小時的工作時間上限。這讓很多教授覺得不可思議,因為多數大學教授每天會工作10個小時以上,而納帕爾平均每天工作不到8小時,不但順利拿到了終身教職,還在短短三年的時間裡就成了正教授。

納帕爾在50個小時工作時間的上限技巧中,為學術生活中的浮淺行為設立了嚴格的配額。比如,她為自己設立了每年出差5次的上限(初級教員一年的出差次數正常是12-24次),這樣就能避免出差途中遇到的大量緊急浮淺工作,節約的時間就能用來進行深度。

在日常的工作中,為了減少浮淺工作,我們可以對各種訊息實行嚴格的配額,比如給所有的資訊設定2個固定的回覆時間,利用午飯後的半小時、下班前的20分鐘,集中回覆所有資訊,包括郵件、訊息、留言等等。這樣就能避免這些浮淺工作的幹擾,把更多的時間用以完成有深度的工作,持續創造價值,收穫成長。

實行固定日程生產力有兩大好處,一是在做選擇的時候會有所側重,會盡量避免做浮淺工作,為重要的工作爭取更多的時間;二是在有限的時間內,我們會謹慎思考,盡最大可能提高工作效率。

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4.將浮淺工作安排給別人去做

熱播劇《完美關係》中,金牌獨立公關人衛哲有一個得力助手路易斯,每當衛哲需要相關資訊的時候,路易斯都會以最快的速度找到詳細的內容,並且進行分類整理、做好標註交給老闆,衛哲根據資料的內容不斷調整對策,成功完成了很多案子。

以衛哲的能力,完全可以輕鬆找到這些資料,為什麼還要讓助理去做呢?因為作為領導者,他需要從整體出發,思考全面的應對策略,需要更多時間進行深度思考,而將找資料等浮淺工作交給助理去做,就能在很大程度上幫自己節約時間,專注於更有價值的工作中。

樊登讀書會每年都會招一些在校大學生當實習生,專門讓他們完成一些基礎性的工作,比如資料統計、海報製作、整理粉絲留言等等,這樣公司的正式員工就有更多的時間去思考,高質量地完成更多有深度的工作。

這也是為什麼很多管理者都會找助理的原因,助理承擔了大量的浮淺工作,管理者就有更多的時間進行深度思考,在工作中持續創造更大的價值。

每個人的時間都是有限的,只有在重要的事情中投入足夠多的時間和精力,才能不斷收穫成長,在工作中突破自我,取得更好的成績。

如果你是管理者、創業者或者自由職業者,為了能專注於更多有深度的工作,不妨試試找人幫你完成浮淺工作,自己只負責思考、完成有價值的工作。

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5.讓深度工作成為一種習慣

深度工作(Deep Work):是指在無幹擾的狀態下,專注進行職業活動,使個人的認知能力達到極限。這種努力能夠創造新價值,提升技能,而且難以複製。

深度工作既能創造新的價值,也能提升我們的能力,一旦養成了深度工作的習慣,我們就會摒棄大量的浮淺工作,自覺進入深度工作狀態。

良好的習慣會讓我們受益終身。一個好習慣的養成,需要付出大量的努力,深度工作習慣的養成,同樣需要進行長期的訓練。

固定深度工作的地點和時間好習慣的養成需要一些外界條件做支撐,在固定的時間和地點工作,有助於快速進入深度工作狀態。

我們可以選擇在自己的辦公室、公司會議室,或者圖書館、書房進行深度工作。無論地點選擇在哪裡,都要確保沒有任何干擾,有助於快速專注於工作中。

我們每天需要處理工作、生活中各種各樣的事情,如果不固定深度工作的具體時間,很有可能忙了其他事情而忘記深度工作,或者是在精力狀態不佳的時候,開始深度工作。

由於深度工作需要極強的專注度,所以最好選擇自己一天中精力最好,也就是精神狀態最佳的時段。比如早起的幾個小時,下班後的幾小時,如果條件允許,也可以是上班的某個時間段。

一旦確定了時間,我們就要在這個時間段內拒絕一切幹擾,不去關心是否有新郵件、是否有新訊息、是否有熱點新聞……這個時間段是專屬於我們的個人時間,是用來進行深度工作的時間,其他任何事情都不重要。

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一旦固定了時間和地點,經過長期的堅持,我們就會形成條件反射,到了這個時間就會自覺在固定的地點開始深度工作,進而養成深度工作的習慣。

設定深度工作的規則和程式習慣的養成,需要有一定規則和程式的約束,目的是確保努力具有結構性。

比如,要求自己在深度工作的時候切斷網路,或者關閉聊天視窗,1小時內輸出一篇2000字的文章等,以保持持續專注的狀態。

世界著名推理小說家東野圭吾,每天早上4:00—8:00寫小說,而且他不用電腦,寫作的時候,桌面上就是就是一支筆,一沓紙,無論狀態如何,4小時內都要寫完十頁紙。這個習慣他已經堅持了四十幾年,每天4小時的深度工作,讓他創作出了大量的暢銷作品。

設定規則和程式,就相當於形成了一種無形的結構,如果不事先搭建好這個結構,我們的頭腦中就要一遍又一遍地審視在深度工作期間應該做什麼,不應該做什麼,不斷評估自己的工作深度是否足夠,這樣會消耗我們大量的意志力,大大降低工作的效率。

用儀式感支援深度工作生活需要儀式感,工作同樣需要儀式感,不僅僅因為它能帶給我們驚喜,讓工作更有意義,同時也能傳遞正向刺激,對工作是一種極大的鼓勵。

「趁早」創始人王瀟瀟灑姐,每晚都要在書房進行幾小時的深度工作,或者寫書,或者設計產品,亦或者是思考公司的發展等等,每次進行深度工作之前,她都會舉行一個簡單的儀式感。

第一步:她會把手機等電子產品放在書房以外的地方,確保在工作的時候,不會受到任何干擾;

第二步:走進書房,燒一壺開水,選擇一款當天非常想喝的茶葉,泡一杯茶水,然後坐在書桌前,開啟電腦,在茶香中開始深度工作;

第三步:每次完成深度工作以後,她都會喝一杯香檳,慶祝自己又完成了一次有創造性的工作。

有了這樣的儀式感,瀟灑姐每天進行深度工作的狀態都非常好,這樣的儀式感也讓她養成了深度工作的習慣,很大程度上提高了工作效率。

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習慣的養成,很重要的一點,就是要確保大腦能夠達到必要的支援,以保持大腦在高深度水平下持續高效地運轉。

通過持續閱讀養成深度工作的習慣持續閱讀會有兩大收穫:一是收穫知識,提升自身的思維水平和格局;二是養成專注的好習慣。

著名的企業家、學者、職場精英,都有閱讀的習慣,他們每年都會閱讀大量的書籍,從中收穫成長,倒逼自己不斷進行深度思考,收穫更深層次的內容。

那麼持續閱讀和深度工作習慣的養成有什麼關係呢?

持續閱讀能提升做事的專注度,而深度工作的前提就是要長時間保持專注,這將有助於深度工作習慣的養成。

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總結

很多職場人都很納悶,為什麼每天那麼辛苦,總是有做不完的工作?不是因為他們工作不努力,而是做了太多的浮淺工作,佔用了大量的時間,使得很多重要工作不得不利用晚上的時間加班完成。

浮淺工作不利於個人能力的提升,長期沉迷於各種浮淺工作,會降低我們做事的專注度,也會降低深度思考的能力,它們會將我們的時間分解成很多碎片,不利於進行深度工作,成長的速度也會很慢。

日常工作中,我們無法杜絕所有浮淺工作,但可以通過制定計劃、定量分析工作深度、採用固定日程生產力、將浮淺工作安排給別人去做、養成深度工作的習慣5個方法,儘可能地減少浮淺工作,讓注意力集中在深度工作中,不斷提升自身的綜合能力,完成更多有價值的工作。

——END——

*作者介紹:大大的人兒,原500強國企員工,堅持早起、寫作、學習,分享職場、成長乾貨。生活不易,成長還要繼續,職場路上,我們一起精進。