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辦公室如何提高工作效率

2020-01-16 06:36:40職場
辦公室如何提高工作效率

在機關辦公室工作,需要經常和文字打交道,都是容不得出現差錯。但是平時事情多和雜,十分挑戰我們自身的工作能力,所以我們必須努力提高自身工作效率,才能夠勝任當下的職位。那麼,有哪些方法可以幫助我們提高工作效率?

一、建立每日工作臺賬

建立每日工作臺賬,類似於艾維做事法。前一天晚上,我們在紙上寫下自己明天要去做的N件最重要的事情,無論是上級領導的安排和指示,或者是要反饋給下級的安排和任務,全部列出來。然後排好序號,然後第二天上班時著手做最重要一件事,直到這件事情結束,接著開始做第二重要的事情,直到所有的事情都做完為止。如果沒有其他緊急的事項打斷我們當前的工作流程,那麼就儘量按照之前羅列的事情去一件件落實。

二、嚴格按照流程

按照流程做,是減少失誤,避免錯漏的有效方法。因為流程是一種行之有效的程式,也是前人通過總結經驗和教訓而得出的套路,十分嚴謹和高效。比如我們發文,就要先搞清楚發文的程式,先是撰稿,然後簽發,然後蓋章、登記、傳送等,只有按照程式一步一步來,不然就容易出現問題。這就要求我們平時多聽多問,或者自己總結歸納, 而不是想到哪就做到哪。

三、事情及時辦

最浪費時間的一種情況,就是做事情,有始無終,或者當天的事情,一直拖到最後一天才想起來。誠然,我們每天的事情非常多而且雜,很容易一件事還沒做到一半,領導又安排另外一件,然後另外一件還沒做完,又開始下一件,結果手頭上同時有幾件事情等著,只能抓到一件就做,等到下班以後,可能前面幾件事就忘記了,然後一拖就是一週。這樣做事是極其低效,我們要養成當日事當日畢的習慣,即便是要加點班或者辛苦一點,但是明天,誰知道會不會有時間來做今天沒做完的事情呢?

四、及時回想做過的事

類似於股市的覆盤,當天結束後,重新過一遍當天做過的所有事情,然後歸納總結自己的得失,自己做得好的地方在哪?為什麼好?能不能舉一反三?然後自己做的不好的事情有哪些?為什麼不好?下次能不能避免?這樣反思能夠避免自己犯同樣的錯誤,做事的效率才能夠不斷提高。

五、做好痕跡管理

每天開會、出差、發文,都要在專門的本子上面進行記錄,時間、地點、人物,甚至影像資料都要留好。這樣做的好處是一方面能夠讓自己過一段時間後做工作總結,另一方面是方便領導來查閱我們開展過的工作。畢竟口說無憑,領導看到我們每日的工作痕跡,能夠更加清楚地瞭解我們當下工作開展的情況。