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辦公室電腦檔案整理小技巧,讓工作更輕鬆,提升工作效率

2020-05-12 19:20:19職場

上班族每天對著電腦,整理繁多的檔案資料,是不是有點力不從心,好的檔案整理習慣能夠讓你瞭解一天工作的緩急輕重,並快速讓你完成工作,以下小技巧有助於提升你的工作效率。

分門別類法

一、根目錄按部門分類:

1-行政人事部、2-文體宣傳部、3-財務部、4-業務拓展部等,將電腦檔案按部門分類,並做好數字排序

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二、子目錄按工作性質分類:

以根目錄行政人事部為例,建立子目錄:1-考勤課;2-總務課;3-規劃課;4-員工關係課;5-教育訓練課等,同樣按部門分類,並做好數字排序

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三、檔案按時間順序分類:

以子目錄考勤課為例:檔案可按作業先後順序分類標識

1、員工打卡記錄,標註」20200512-xx公司員工打卡記錄明細表「,

2、三期(孕期/產期/哺乳期)女工統計,標註:」20200401-XX公司三期女職工明細表「

3、員工季度請假彙總:標註」20200101-0331「XX公司一季度員工請假彙總表「

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快捷方式整理法

有些朋友在收到郵件時,習慣將郵件裡的檔案直接存在電腦桌面上,殊不知當電腦發生問題時,第一時間丟失的就是桌面檔案,我們可以將檔案以快捷方式的形式存放在電腦桌面上。

操作方法:滑鼠點選檔案右鍵,選擇「建立快捷方式」

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1、按月:1-12月分別建立資料夾

(1)首先我們在根目錄接之前檔案順序建立一個月份資料夾,比如」5-月重要檔案「

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在此檔案下再建立 1-12月的子目錄,同樣以數字順序排列

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最後將這個根目錄資料夾以快捷鍵的形式放在電腦桌面上

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(2)當收到郵箱檔案後,先儲存至對應部門資料夾

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再點該檔案右鍵,選擇」建立快捷方式「,將該檔案儲存至桌面的」月重要檔案「裡

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2、按日:依事件重要程度

(1)建立根目錄資料夾「6-日檔案分類夾」

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在此檔案下建立四個子目錄:不緊急不重要、不緊急重要、緊急重要、不緊急重要。同樣以快捷方式的形式貯存在電腦桌面上

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(2)當收到檔案時,先將檔案放至對應的部門根目錄下

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再建立快捷方式,按以上四個類別的緩急輕重放在電腦桌面對應的資料夾

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已完成的工作,在檔名稱上標明」完成「及」完成日期「

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以此類推,每天的檔案都已此方式整理,會讓工作更輕鬆。以上希望對你有所幫助。

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